Sichern
Die Archive von Bund, Kantonen und Gemeinden gewährleisten die Sicherung staatlicher Akten. Der Bund und die meisten Kantone regeln die entsprechenden Verfahren gesetzlich. Ganz anders verhält es sich mit privatem Archivgut.
Ergänzung staatlicher Akten
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen haben vor allem für juristische Personen Bedeutung. Private Eigentümerinnen und Eigentümer sind frei, ihre Akten einem professionellen Archiv anzuvertrauen oder zu vernichten. Damit besteht die Gefahr einer einseitigen Überlieferungsbildung. Die staatliche Perspektive wird privilegiert und eine Geschichtsschreibung aus der Perspektive der Zivilgesellschaft erschwert.
Profilierung und Zusammenarbeit
Auch staatliche Archive sammeln Dokumente aus privatem Besitz. Für die sogenannten Spezialarchive, zu denen das Archiv für Zeitgeschichte zählt, ist die Sicherung privater Akten jedoch das Kerngeschäft. Das Archiv für Zeitgeschichte regelt dieses in seinem Sammlungsprofil. Mit anderen Spezial- und mit staatlichen Archiven arbeitet es in diesem Bereich eng zusammen.